Hva må en kjørebok inneholde? Sjekkliste for deg med enkeltpersonforetak

Bruker du bil i jobbsammenheng, er kjøreboken beviset ditt. Uten god dokumentasjon blir det vanskelig å vise hva som er kjørt i næring og hva som er privat kjøring. Her får du en praktisk sjekkliste over hva en kjørebok bør inneholde, hvordan du unngår vanlige feil, og hvor du finner de offisielle reglene. Merk: Guiden er skrevet med hjelp av AI og er generell informasjon, ikke skatte- eller juridisk rådgivning.

Hvorfor trenger du kjørebok?

En kjørebok er en løpende oversikt over kjøringen din. For deg som driver enkeltpersonforetak og bruker bil i næringen, er den dokumentasjonen som viser omfanget av næringskjøringen. Skatteetaten kan be om å se den, og da er det for sent å begynne å rekonstruere turer fra hukommelsen.

Hvilke regler som gjelder for din situasjon, avhenger av blant annet om du kjører privat bil i næring eller har bilen i foretaket, og om du har fradrag eller godtgjørelse. Dette varierer og endres over tid. Se derfor alltid skatteetaten.no for gjeldende regler og satser.

Opplysningene du bør føre for hver tur

Selv om detaljkravene kan endres, er dette de opplysningene de fleste kjøreboker bygger på. Sjekk mot Skatteetatens oversikt at du har med alt som kreves for din situasjon.

Dato: Når turen ble kjørt. Før den samme dagen om du kan, slik at du husker detaljene.

Fra og til: Startsted og destinasjon. Skriv konkret, for eksempel adresse eller kundens navn og sted, ikke bare «kunde».

Formål: Hvorfor du kjørte. «Kundemøte med Hansen AS, tilbud på oppdrag» er langt bedre enn «jobb».

Kilometerstand: Stand ved start og slutt, eller antall kilometer for turen. Mange fører begge deler, så tallene kan kontrolleres mot hverandre.

Registreringsnummer: Spesielt viktig om du har flere kjøretøy.

Kjøring som ikke er næring

Reisen mellom hjem og fast arbeidssted regnes vanligvis ikke som næringskjøring. Reglene her kan ha nyanser for deg som jobber fra hjemmekontor eller har flere arbeidssteder. Det er nettopp slike grensetilfeller du bør lese om hos Skatteetaten, eller spørre en regnskapsfører om.

Poenget med kjøreboken er å kunne skille tydelig mellom næringskjøring og privat kjøring. Fører du bare næringsturene, bør du likevel ha kilometerstanden i bunn, slik at det går an å se at tallene henger sammen over tid.

Vanlige feil i kjøreboken

Den vanligste feilen er å føre for sent. Fører du alt i slengen i desember, blir det gjetting, og gjetting ser ofte ut som gjetting. Sett heller av fem minutter i uken.

Den neste er vage formål. Skriv hvem og hva, slik at en utenforstående forstår hvorfor turen var nødvendig for virksomheten.

Den tredje er brudd i kilometerstanden. Hvis stand slutt på én tur ikke stemmer med stand start på neste uten at det er forklart, kan det se ut som det mangler turer. Før gjerne privat kjøring også, eller noter stand ved hver månedsslutt.

Til sist: Mist ikke dokumentasjonen. Ta sikkerhetskopi av filen om du fører digitalt, og sjekk Skatteetatens regler for hvor lenge regnskapsmateriale skal oppbevares.

Papir, app eller regneark?

Alle tre kan fungere, så lenge opplysningene er fullstendige og føres løpende. Papirbok er enkel, men gir ingen automatiske summer. Apper kan registrere turer automatisk, men ofte mot en månedlig pris. Et regneark er et godt midtpunkt for deg med få turer: det er billig, du eier filen selv, og formler tar seg av summeringen.

Vil du ha et ferdig oppsett, har vi laget et kjørebok-regneark for enkeltpersonforetak med fanene Turer, Måned, År og Bruksveiledning. Det har 120 rader med formler og fungerer i Excel og Google Sheets. Det er laget med hjelp av AI, og det regner ikke ut skatt eller godtgjørelse, men summerer kilometer slik at du enkelt får oversikt.

Kort sjekkliste å skrive ut

Før hver tur: dato, fra, til, formål, kilometerstand start og slutt, registreringsnummer. Ukentlig: kontroller at turene er ført og at kilometerstanden henger sammen. Månedlig: summer kilometer og lagre en kopi. Årlig: sjekk gjeldende regler og satser på skatteetaten.no før du leverer, og kontakt regnskapsfører ved tvil.

Husk at denne guiden ikke erstatter Skatteetatens egne veiledninger. Der finner du alltid det som gjelder akkurat nå.

Guiden er skrevet med hjelp av AI og er generell informasjon, ikke skatte- eller regnskapsråd. Sjekk gjeldende regler og satser hos Skatteetaten.