Slik fører du kjørebok i Excel: steg for steg

Excel er et fint verktøy for kjørebok når du har noen titalls turer i måneden. Du trenger ikke dyre apper, bare en god struktur og noen enkle formler. Her viser vi hvordan du bygger en kjørebok i Excel eller Google Sheets selv, og hva du bør huske på. Guiden er skrevet med hjelp av AI og er generell veiledning, ikke skatteråd. Regler og satser finner du hos Skatteetaten.

Steg 1: Sett opp kolonnene

Lag et nytt ark og gi det navnet «Turer». Bruk første rad til overskrifter. Anbefalte kolonner er: Dato, Fra, Til, Formål, Kilometerstand start, Kilometerstand slutt, Kilometer, Registreringsnummer og Merknad.

Formater Dato-kolonnen som dato, slik at du kan sortere og filtrere riktig. Formater kilometerstand som tall uten desimaler. Frys den øverste raden (Vis → Frys ruter), så overskriftene alltid er synlige når listen blir lang.

Steg 2: La Excel regne ut kilometer

Kilometer per tur er forskjellen mellom stand slutt og stand start. Står stand start i E2 og stand slutt i F2, skriver du i G2: =F2-E2. Trekk formelen nedover.

Vil du unngå rare tall når raden er tom, bruk: =HVIS(OG(E2<>"";F2<>"");F2-E2;""). I engelsk Excel og Google Sheets heter funksjonene IF og AND: =IF(AND(E2<>"",F2<>""),F2-E2,""). Husk at norsk Excel bruker semikolon mellom argumentene, mens engelsk bruker komma.

Du kan også legge inn en kontroll: i en ekstra kolonne sjekker du at stand start på denne turen er lik stand slutt på forrige tur, eller at forskjellen er forklart. Det avslører hull i føringen tidlig.

Steg 3: Lag månedssummer

Lag et nytt ark som heter «Måned» med tolv rader, én for hver måned. For å summere kilometer for januar kan du bruke SUMMER.HVIS.SETT (SUMIFS på engelsk), som summerer bare radene med dato i januar: =SUMMER.HVIS.SETT(Turer!G2:G121;Turer!A2:A121;">="&DATO(2026;1;1);Turer!A2:A121;"<"&DATO(2026;2;1)). I engelsk versjon: =SUMIFS(Turer!G2:G121,Turer!A2:A121,">="&DATE(2026,1,1),Turer!A2:A121,"<"&DATE(2026,2,1)).

Bytt ut 1 med månedsnummeret, eller referer til en celle med nummeret, så kan du kopiere formelen nedover. Pass på at tomme celler i dato-kolonnen ikke gir feil. Sett at tomme kilometerceller er tomme tekstverdier, og du kan få #VERDI!. Da kan du pakke inn med HVISFEIL.

Steg 4: Årssum

Lag et ark «År» og summer månedene: =SUMMER(Måned!B2:B13). Har du flere kjøretøy, legg til en kolonne for registreringsnummer og bruk SUMMER.HVIS for å få sum per bil: =SUMMER.HVIS(Turer!H2:H121;"AB12345";Turer!G2:G121).

Steg 5: Gode rutiner

Et regneark er bare så godt som rutinene dine. Før turen samme dag, eller i det minste ukentlig. Skriv konkrete formål, for eksempel hvem du møtte og hvorfor. Ta et bilde av kilometerstanden på bilen i starten og slutten av måneden, så har du en uavhengig kontroll.

Lagre filen i en skytjeneste eller ta sikkerhetskopi jevnlig. Gi filen et tydelig navn med årstall og ikke overskriv gamle år. Sjekk hos Skatteetaten hvor lenge dokumentasjonen skal oppbevares.

Begrensninger ved Excel

Excel regner ikke ut skatt, og det er ingen automatisk sporing. Du må selv skrive inn alt, og du er ansvarlig for at opplysningene stemmer og oppfyller kravene. Har du mange daglige turer, kan en app med automatisk registrering lønne seg. For deg med et moderat antall turer er et regneark rimelig og oversiktlig.

Vil du slippe å bygge det selv?

Vi har laget et ferdig kjørebok-regneark for enkeltpersonforetak. Det har fanene Turer, Måned, År og Bruksveiledning, 120 rader med ferdige formler, og fungerer i både Excel og Google Sheets. Det er laget med hjelp av AI og koster 79 kr. Det summerer kilometer, men gir ingen råd om skatt, satser eller fradrag. Der må du gå til skatteetaten.no.

Uansett om du bygger selv eller bruker en ferdig mal, er nøkkelen den samme: førte opplysninger som er fullstendige, konkrete og oppdaterte jevnlig.

Guiden er skrevet med hjelp av AI og er generell informasjon, ikke skatte- eller regnskapsråd. Sjekk gjeldende regler og satser hos Skatteetaten.